Как выбрать онлайн-кассу и сканер штрих-кода для маркировки

Даже в том случае, если вы попадаете под отсрочку, для работы с маркировкой нужна онлайн касса. Именно онлайн касса отправляет в ОФД информацию о том, что товар выбыл из оборота, поэтому без нее обойтись нельзя. Глобально, все онлайн кассы делятся на 2 группы.

Автономные онлайн кассы

Первая категория — автономные онлайн кассы. Они полностью самодостаточны, им не требуется никакое дополнительное компьютерное оборудование. Однако, по функционалу они могут быть очень разными. Например, к автономным кассам относятся как очень дешевые кнопочные кассы с минимальным набором функций, так и смарт-терминалы, более функциональные и дорогие.

Бюджетные кнопочные кассы отличаются минимальным функционалом и маленьким экраном, на котором иногда довольно сложно что-то разглядеть. Они обычно выполняют лишь то, что прописано в ФЗ 54, и на этом все. Более того, в большинстве случаев эти устройства невозможно соединить с компьютером или планшетом, для ведения учета, например.

По сути, дешевая кнопочная касса будет функционировать сама по себе. Считать продажи, деньги и все остальное придется как то самостоятельно. Такие кассы действительно не удобны в использовании, их основное преимущество — это низкая цена. Особенно, если у Вас большой ассортимент товаров и достаточно высокая проходимость.

Минусом таких касс является еще и тот факт, что в них очень сложно внести полные наименования товаров. Как следствие, наименований не будет и в чеке. При этом с 1 февраля 2021 года наличие реквизита «наименование товара (работ, услуг)» в кассовом чеке и бланке строгой отчетности станет обязательным. Чтобы не менять кассу через год после покупки, лучше не экономить и сразу приобрести ККТ подороже.

Смарт-терминалы — это тоже автономные кассы, но гораздо более удобные. Они представляют собой моноблоки, оснащенные встроенным рабочим местом кассира и минимальным кассовым программным обеспечением.

Работая с такой кассой, Вы сразу же получаете интерфейс, в котором удобно находить товарные позиции и оформлять продажи. Это позволяет быстро оформить продажу и отпустить покупателя. А если к такой кассе подключить сканер для считывания линейного штрих кода, обслуживание будет еще быстрее.

Более того, приобретая смарт терминал, Вы сразу же можете получить контроль товародвижения, персонала и продаж. Но здесь есть один нюанс.

Иногда производитель смарт-терминала, вместе с кассой, предоставляет контроль товародвижения, модуль для работы скидки и прочее «по умолчанию». Это удобно, если при этом он не закрывает покупателю возможность работы с другими программными продуктами. Бывает так, что касса поддерживает программное обеспечение только от одного разработчика. Покупая такую кассу Вы попадаете в зависимость от него. Если Вас что-то не устроит в программах, которые на нее установлены, Вы ничего не сможете поменять.

Хорошо, когда в смарт-терминале есть встроенные программы, но использовать именно их не обязательно. Тогда Вы сможете выбирать именно то, что нужно вашему бизнесу.

Онлайн касса легко может расширить свой функционал, если у нее есть возможность подключения к облачным бизнес приложениям (онлайн сервисам), которых сейчас достаточно много. Вы можете попробовать разные и подобрать сервис , соответствующий именно вашим задачам.

При этом не стоит забывать, что для работы с маркированными товарами любое кассовое программное обеспечение должно поддерживать маркировку. Уточняйте этот вопрос при покупке.

Например, интернет сервис для автоматизации розничного бизнеса SUBTOTAL позволяет полностью автоматизировать складской и управленческий учет, продажи, внедрять программы лояльности и прочее. SUBTOTAL постоянно дорабатывается, учитывая все актуальные изменения в законодательстве РФ, поддерживает маркировку и ЕГАИС.

Если Вы используете SUBTOTAL, при продаже маркированного товара кассовое ПО предупреждает, что необходимо считать уникальный штрих-код.

Но не только смарт терминалы предоставляют широкий функционал.

Фискальные регистраторы

Вторая категория онлайн касс — это фискальные регистраторы. Чтобы они работали, им необходимо компьютерное оборудование. Самостоятельно такие устройства функционировать не могут. Звучит пугающе, но не стоит этого бояться. Под компьютерным оборудованием в данном случае подразумевается ноутбук, планшет или даже телефон.

Более того, цена у данных устройств ниже, чем у смарт-терминалов (даже вместе с компьютером), а функционал они могут обеспечить такой же, или даже лучше.

На базе фискального регистратора и, например, старого ноутбука, можно организовать полноценный кассовый и складской учет, обеспечив тем самым автоматизацию бизнес процессов.

Уже сейчас можно заметить, что маркировка меняет бизнес процессы в торговле, и это особенно заметно в малой рознице. Тетрадь или Excel, как одни из наиболее популярных альтернатив товароучетной системе, с высокой долей вероятности перестанут существовать в ближайшем будущем. Чересчур много операций нужно записать на бумаге, занести в компьютер, отправить в систему ЭДО, ЕГАИС и прочее. Производить все это вручную крайне трудозатратно и малоэффективно. А компьютер или планшет, интернет и онлайн-касса уже есть практически в каждой точке продаж. И этого достаточно для внедрения интернет сервиса автоматизации (облачного приложения). Когда вложения в автоматизацию становятся все меньше, а польза увеличивается, есть смысл этим воспользоваться.

Еще один подвид онлайн касс, который иногда выделяют в отдельную группу, — мобильные кассы. Основное отличие данных касс от всех остальных — возможность работы в отсутствие внешнего электропитания, от встроенного аккумулятора. Эта опция может стать решающей в выездной торговле или когда на розничной точке регулярные перебои с электричеством. Если Вам нужно куда то перемещать ККМ или электроснабжение оставляет желать лучшего, выбирайте их. Причем мобильными могут считаться как автономные кассы, так и фискальные регистраторы.

Критерии выбора онлайн кассы

Такие характеристики Вашего бизнеса как:

• проходимость, среднее количество чеков в сутки,
• число товарных позиций,
• тип бизнеса и условия эксплуатации ККМ,

должны учитываться при подборе онлайн кассы.

Основной параметр с точки зрения скорости работы кассы — это среднее количество чеков в сутки. Когда их меньше 20, касса может быть любой. Но если бюджет Вам важен, то целесообразно выбирать кассы для низкой проходимости. Обычно производители онлайн касс в описании указывают этот параметр: для какой проходимости предназначена выбранная модель, или пишут предполагаемое количество чеков. Если чеков больше чем 20, но менее 100, проходимость будет также низкой или средней, здесь возможны варианты.

Задача относительно упрощается, когда среднесуточное количество чеков исчисляется в сотнях. В этом случае, Вам уже точно нужна высокопроизводительная касса, оснащенная автоотрезом. Таким образом, Вы обеспечите высокую скорость обслуживания покупателей и у вас будут минимально возможные очереди.

В описании касс часто указывают такой пункт как ресурс печатающей головки встроенного принтера. Он измеряется в км. Чем больше эта цифра – тем дольше устройство прослужит без замены данного узла. Поэтому, когда все остальные показатели идентичны, лучше выбрать кассу, у которой этот ресурс выше.

Также, от предполагаемого среднесуточного количество чеков зависит выбор фискального накопителя. Его, как правило, покупают вместе с кассой.

Выбор фискального накопителя (ФН)

У каждого фискального накопителя (ФН) есть объем памяти. Это свойство ФН озвучивается в тысячах фискальных документов, которые тот может сохранить. Но не стоит забывать о нюансах эксплуатации ККМ, влияющих на данный показатель. К примеру, в паспорте устройства может быть написан ресурс 160 тыс. или 250 тыс. записей (чеков). Что соответствует действительности, когда касса работает от стационарного электропитания. Дело в том, что при работе от аккумулятора ФН может хранить меньше данных, т.к. ему приходится запоминать дополнительные Мб. Если Вы планируете автономную работу кассы, уточните этот вопрос у поставщика ККТ. В любом случае, чем шире Ваш ассортимент и чем больше у Вас чеков, тем больший объем памяти Вам потребуется.

Рис. Сроки действия фискального накопителя

Также, следует правильно выбрать срок действия ФН: 13,15 или 36 месяцев. Возможность использования ФН с тем или иным сроком действия регламентируется законодательно и зависит от разных факторов: формы налогообложения, видов продаваемых товаров и т.д. К примеру, в случае торговли подакцизными товарами любой ФН можно применять не более 410 дней. Но иногда у ИП и юр. лиц появляется выбор: некоторым из них можно применять любой ФН. Тогда, в первую очередь, рекомендуется выбрать такой ФН, чтобы объем его памяти не закончился раньше, чем наступит срок окончания его действия.

Когда мы говорим о фискальном накопителе, необходимо учесть еще 2 момента. Во-первых, не забудьте, что если Вы работаете на ЕНВД, этот вид налогообложения запрещено применять с 1 января 2020 года при торговле маркированными товарами. Если Вы сами не переведетесь на УСН, например, в 2020 году налоговая сама переведет вас на ОСНО. Тогда купленный ранее ФН сроком действия 36 месяцев придется перерегистрировать на 13 месяцев.

Второй момент касается новых требований к ФН, вступивших в силу вместе с Федеральным законом 238-ФЗ 26 июля 2019 года. Там указано, что для торговли маркированными товарами необходимо использовать накопители нового формата, которые формируют различные запросы о кодах маркировки, передают их в ККТ, зашифровывают и хранят. Т.е. являются передаточным звеном между устройством, считывающим код на упаковке, и всей остальной системой, которая этот код проверяет.

На данный момент, фискальных накопителей, отвечающих озвученным выше требованиям, еще не существует. По закону, для торговли маркированными товарами разрешено регистрировать и использовать обычные ФН, вплоть до 6 августа 2021 года.

Понятно, что приобрести онлайн кассу, идеально подходящую вашему бизнесу по всем аспектам, непросто. Но для того, чтобы предварительно оценить, какая именно касса Вам нужна и каких денежных вложений это может потребовать — воспользуйтесь простым онлайн-калькулятором.

Онлайн-касса от 10 640 рублей

ШТРИХ СМАРТПОС Ф 14 900 рублей	Эвотор 7.2 15 700 рублей	АТОЛ 30Ф 10 640 рублей

Как выбрать сканер штрих-кода

Для считывания штрих-кодов маркировки необходимо приобрести или иметь в наличии 2D-сканер. Его лучше всего выбирать по отзывам в интернете. Коды DataMatrix могут быть маленькими, сложными, поврежденными, — сканер должен хорошо справляться с чтением каждого из них. Мы не рекомендуем приобретать самые дешевые модели. Зачем рисковать своим временем, нервами и деньгами. Если сканер не будет справляться, Вам все равно придется купить новый.

Лучше ориентироваться на проверенных временем производителей. Например, компания Атол производит надежный и недорогой сканер АТОЛ SB 2108 . Он почти всегда есть в наличии. Остальные модели, если их не окажется на складе, мы можем поставить под заказ.

Мы являемся официальным партнером ведущих производителей ККТ и осуществляем поставки по территории РФ «до двери». Мы подбираем своим заказчикам только лучшие онлайн кассы и сканеры штрих-кода, подходящие для их бизнеса, с учетом экономических предпочтений и задач. Если у Вас есть вопросы по онлайн-кассам или другому оборудованию, обратитесь к нашим консультантам. Мы окажем всю необходимую помощь.