В 2019 году все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги населению и реализуют товар, должны использовать онлайн-кассу. Исключение – бизнесмены, которые работают только с другими организациями по безналичной оплате. Введение такого требования обеспечивает оперативную передачу информации налоговым и другим контрольным государственным структурам. Для этого оборудование должно быть оснащено фискальным накопителем.
Новые правила работы для предпринимателей прописаны в Федеральном законе №54. Они предусматривают не только обязательное использование контрольно-кассовой техники, но и предъявляют требования к оформлению чеков. Для соответствия новым нормам рекомендуется применять готовые решения для автоматизации магазина и другого малого, среднего бизнеса. Subtotal — один из таких интернет-сервисов. Он имеет простой интерфейс, полный перечень необходимых функций и позволяет пользователю забыть о необходимости контролировать нововведения в законодательстве.
Оператор фискальных данных: функции и схема функционирования
Обозначим более детально принцип функционирования оператора фискальных данных. Когда на кассе сотрудник магазина считывает штрих-код товара, информация попадает на чек. Каждый контрольно-кассовый аппарат оснащен фискальным накопителем, который сохраняет, кодирует и передает новые сведения на сервер оператора. Подписанная квитанция отправляется обратно в кассу, что служит признаком удачной регистрации чека. Информация о реализации товара и его оплате отправляется в налоговые органы.
Потребителю выдают бумажный чек и при необходимости отправляют второй экземпляр на электронную почту. На нем представлены ключевые сведения о товаре, в том числе QR-код. Пройдя по нему, потребитель может проверить подлинность бумажной квитанции.
Услуги, которые предлагают современные операторы фискальных данных:
- обработка, шифрование, хранение сведений на собственном сервере;
- передача сведений в базу налоговой службы;
- создание отчетных документов для владельца оборудования;
- передача информационных сообщений с ссылкой на электронный чек;
- аренда площадки и оборудования для возможности интернет-торговли;
- регистрация контрольно-кассового аппарата и другие интернет-операции с оборудованием.
Со второго полугодия 2019 года изменения коснулись работы с чеками. Владельцев торгового бизнеса обязали маркировать товар. Продавец на кассе с помощью сканера распознает код на упаковке, и полученные сведения автоматически переносятся на бумажную или электронную квитанцию. Они также будут отправлены оператору фискальных данных. Маркировка товара позволяет автоматизировать учет продукции на складе, упрощает процесс контроля остатков. Подобный функционал доступен в интернет-сервисе для онлайн-касс Subtotal.
Параметры выбора оператора фискальных данных
При установке онлайн-кассы особое внимание необходимо уделить вопросу, как выбрать оператора фискальных данных, который должен обрабатывать, передавать, кодировать, хранить сведения и обеспечивать доступ к базе данных в любое время. От него во многом зависит защищенность канала и бесперебойность функционирования оборудования. Для отправки сведений используется зашифрованный канал, закрытый от других пользователей. Налоговая утвердила перечень операторов, с которыми можно заключить договор. Бизнесмен может выбрать один из вариантов.
В реестр ФНС попадают операторы фискальных данных, которые отвечают следующим требованиям:
- Наличие необходимой технической базы, которая гарантирует бесперебойное функционирование, защищенную передачу и хранение информации в электронном формате.
- Совместимость с любой контрольно-кассовой техникой.
- Возможность передать сведения в налоговые органы в течение 24 часов после их получения.
- Действующая лицензия Роскомнадзора.
- Наличие технической возможности предоставить контролирующим структурам доступ к базе сведений.
Выбор оператора фискальных данных следует производить из установленного налоговой службой списка. Перед окончательным решением о сотрудничестве стоит проанализировать надежность и опыт компании, отзывы пользователей, наличие и стоимость разных тарифов, бесперебойность функционирования, перечень возможностей личного кабинета.
Наличие дополнительных опций позволяет получить вспомогательные инструменты для управления и автоматизации бизнеса, программу для учета товара на складе, маркетинговые средства для повышения продаж, удобные методы аналитики и создания отчетов. При изучении отзывов рекомендуется обратить особое внимание на качество работы техподдержки: насколько быстро они помогают разрешить проблему, легко ли до них дозвониться, достаточен ли уровень квалификации работников службы.
Среди вспомогательных критериев для выбора оператора фискальных данных стоит рассмотреть удобство и оперативность заключения договора, возможность продлить сотрудничество дистанционно. Полезная функция – выгрузка данных в Excel, интеграция с другими бухгалтерскими и финансовыми программами.
Все операторы из утвержденного списка предоставляют услуги по единому годовому тарифу – 3000 рублей за один контрольно-кассовый аппарат. Некоторые организации при заключении соглашения на обслуживание нескольких устройств предлагают приятные скидки. Отличаться могут и условия оплаты – единый или ежемесячный платеж.
Если мониторить разные сайты и ознакомиться с отзывами, можно обнаружить, что некоторые пользователи жалуются на несовместимость определенных ОФД с их моделью кассы. Неизвестно, насколько правдива данная информация, так как обмен сведениями осуществляется по стандартному протоколу. Проблема с совместимостью может возникнуть, если бизнесмен пытается использовать старую модель контрольно-кассового аппарата или серверы в момент настройки оказались нерабочими.
При выборе оператора фискальных данных поинтересуйтесь, не предоставляет ли компания бесплатный демо-период. Это оптимальный способ оценить удобство сервиса, проанализировать, подходит ли он для вашего бизнеса. Некоторые фирмы предоставляют приятный бонус в виде бесплатного обучения или богатой базы данных с видеоуроками и презентациями.
Утвержденный перечень операторов фискальных данных
На сегодняшний день перечень операторов фискальных данных, утвержденный государственными органами, состоит из 21 пункта. Рассмотрим некоторых представителей списка:
- Такском. Обеспечивает передачу сведений по зашифрованной сети, занимается разработкой сервисов для обмена электронными документами.
- Эвотор. Это проект, созданный совместно Сбербанком и фирмой «Атол», которая выпускает онлайн-кассы и другие приборы для торговли. Главный вектор развития Эвотор связан с разработкой и совершенствованием программ, направленных на автоматизацию малого бизнеса.
- Дримкас. Основные партнеры фирмы – организации розничной торговли. Предприятие функционирует на рынке с 2016 года, через 2 года она получила разрешение на обработку и передачу информации с фискального накопителя.
- Энергетические системы и коммуникации. Компания принимала участие в пилотных проектах по внедрению контрольно-кассовой техники. Она специализируется на создании технологий для передачи сведений.
- СКБ Контур. Фирма известна удобными сервисами для ведения бухгалтерского учета, обмена электронными документами, создания высокого уровня информационной безопасности.
Полный перечень операторов фискальных данных можно изучить на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Несомненно, на рынке постепенно будут появляться новые игроки, и в 2019-2020 году список будет расширен. Перед тем, как заключить договор с оператором фискальных данных проверьте, представлен ли он в перечне, утверждённом налоговой службой.
Компания из перечня ОФД выбрана. Что дальше?
Вы приобрели онлайн-кассу, выбрали оператора фискальных данных и заключили с ним договор о сотрудничестве. Достаточно ли этого для начала работы? Дополнительно вам потребуется квалифицированная электронная подпись, которую можно оформить в любом удостоверяющем центре.
Для функционирования онлайн-кассы в магазине, на складе и других местах торговли необходимо обеспечить наличие интернет-соединения. Для максимальной автоматизации и комфорта рекомендуется подключить к кассе дополнительное оборудование (сканеры, весы) и настроить интеграцию с программами, которые часто используются в работе. Зарегистрировать контрольную технику можно на официальном сайте Федеральной налоговой службы.
Для максимально простой и удобной эксплуатации онлайн-кассы специалисты советуют использовать сервисы для аналитики и автоматизации бизнеса. Перечислим некоторые функции, которые могут быть доступны пользователю:
- Складской учет и продвижение: прием, регистрация и контроль движения товаров на складе, печать ценников, инвентаризация, ведение базы поставщиков, возможность установить напоминание, когда количество продукта будет достигать минимального значения.
- Онлайн-касса. Сервис позволяет создать удобное и максимально автоматизированное рабочее место. С его помощью можно формировать дисконтные карты и устанавливать персональные скидки, печатать ценники, группировать товары по габаритам, производителю, цвету и другим категориям, производить возврат продукции. Все эти возможности по автоматизации кассы доступны с системой Subtotal.
- Аналитика. Широкие возможности для создания различных отчетов значительно экономят время бизнесмена. Он может отслеживать остатки товаров на разных точках продаж, контролировать график работы персонала, прибыль.
- Отчеты. За несколько минут предприниматель может получить сводку по динамике продаж, среднему чеку, прибыли и затратам, показателям каждого продавца.
Онлайн-касса при грамотном использовании и настройке – не только необходимый, но и удобный инструмент для автоматизации бизнеса. Главное, правильно подойти к выбору оборудования, оператора фискальных данных, интернет-сервиса для аналитики и создания отчетов.
Наша компания предлагает интернет-сервис Subtotal, который идеально подойдет для среднего и малого бизнеса. Он отличается простым интерфейсом, широким перечнем функциональных возможностей и профессиональной техподдержкой. Среди опций представлены многочисленные маркетинговые инструменты для повышения продаж, создания отчетов, ведения аналитики, контроля за товаром. Для консультации свяжитесь с представителем компании по телефону +7 800 707-18-75.
